衛生委員会の議事録｜保存期間3年と、労働者への周知の方法

衛生委員会を毎月開いていても、議事録の作り方や保存のしかたは事業場ごとにばらばらになりがちです。ここでは、議事録について法令が求めていることを、職場のあんぜんサイトの解説とリーフレットに沿って確かめ、毎月の作業として回す手順をまとめます。

議事録について求められていること

労働安全衛生規則第23条により、事業者には、委員会について次のことが求められています。

周知は「遅滞なく」とされているため、次の委員会まで待たずに、開催後すぐに知らせることが前提です。

議事の概要を知らせる方法

議事の概要の周知は、次のいずれかの方法によって行います。

• 常時各作業場の見やすい場所に掲示し、又は備え付けること。
• 書面を労働者に交付すること。
• 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること。

社内の共有フォルダや掲示板に載せる方法は、3つ目の方法に当たる考え方です。ただし、パソコンを使わない現場の労働者がいる事業場では、常時確認できる機器が各作業場にあるかを確かめる必要があります。紙の掲示と組み合わせると確実です。

議事録に残す項目の例

法令は、記録の様式までは定めていません。後から読み返して、何を調査審議し、どの意見が出て、何を決めたかが分かるように、次のような項目をそろえておくと使いやすくなります。

• 開催日時と場所、出席した委員と欠席した委員
• その月の議題（調査審議した事項）
• 報告された内容（健康診断の実施状況、長時間労働の状況、職場巡視の結果など）
• 委員から出た意見
• 決めたことと、担当者・期限
• 前回決めたことの進み具合
• 次回の開催予定と議題

個人の健康情報が分かる書き方は避け、人数や割合などの集計で記録すると、周知用の概要にもそのまま使えます。

毎月の作り方の手順

議事録づくりを毎月の作業として回すための手順の例です。

1. 開催の前に、議題と資料、議事録の様式を用意し、議題の欄を先に埋めておく。
2. 委員会の中で、出た意見と決めたことを書記がその場で書き込む。
3. 開催後すぐに、議長が内容を確かめる。
4. 議事の概要を、掲示・書面の交付・常時確認できる機器のいずれかの方法で労働者に知らせる。
5. 重要な議事の記録を、開催月の順に綴じて3年間保存する。

周知用の概要と保存用の記録を分ける

議事の概要の周知と、重要な議事の記録の保存は、別々の決まりです。掲示や書面で知らせる概要は、労働者が読んで分かるように、議題と決めたことを中心に短くまとめます。一方、保存する記録には、出た意見や担当者、前回からの進み具合まで残しておきます。1つの様式の中に「周知用の概要」の欄を設けておくと、議事録を書き終えた時点で掲示物もできあがり、開催後すぐに知らせる流れを作りやすくなります。委員の名前や部署を概要に載せるかどうかは、事業場の中で決めておきます。

保存の期間を数える

保存の期間は3年間です。毎月1回以上開いていれば、手元にはかなりの数の記録が並ぶことになります（下の計算）。年度ごとにファイルを分け、表紙に開催日の一覧を付けておくと、必要な記録をすぐに取り出せます。

議事録の様式や保存の方法が事業場に合っているかは、衛生管理者や産業医とも相談して決めてください。